Datenportale sind sinnvoll, da Daten in der heutigen Zeit eine immer größere Bedeutung haben. Zudem gibt es zunehmend vertragliche Verpflichtungen zum Datenaustausch, wie die Bereitstellung von Vertriebs- und Nachfragedaten im Rahmen von EAV- und Verkehrsverträgen.
Datenportale ermöglichen standardisierte und effiziente Prozesse durch eindeutige Rollen und Rechte für Organisationen und Benutzer, den Austausch von Daten, unmittelbare formale und inhaltliche Datenprüfung sowie aussagekräftiges Feedback. Auch die zielgerichtete Bereitstellung von Reports und Abrechnungen wird dadurch erleichtert.